歓送迎会の幹事、お疲れ様です！参加者みんなが楽しめる会にするには、準備から当日、そして事後まで、様々なことに気を配る必要がありますよね。「何から始めればいいの？」「みんなが喜んでくれるか不安…」そんな幹事さんのために、今回は歓送迎会を成功させるための５つのステップと、幹事さんの強い味方「調整ちゃん」をご紹介します！

歓送迎会を成功させるための５つのステップ

1.徹底的な準備で成功の土台を築く

・参加者のスケジュール調整を最優先：参加者の予定が合わなければ、そもそも会が成り立ちません。早めに候補日をいくつか提示し、出欠確認を行いましょう。

・主役と上司の予定は絶対に押さえる：歓送迎会は、主役である新入社員や異動・退職される方々を祝う会です。主役と上司の都合を最優先に考えましょう。

・会場選びは参加者の満足度を左右する：駅から近い、会社の近くなど、アクセスが良い場所を選びましょう。また、参加者の年齢層や好みに合わせた雰囲気のお店を選ぶことも大切です。

・予算内で最高のプランを：参加費は、3,000円～5,000円程度が一般的です。予算内で、飲み放題やコース料理が含まれるプランを選びましょう。

・「調整ちゃん」を使えば、候補日のアンケートを作成し、参加者の都合の良い日を簡単に集計できます。

2.スムーズな招集と連絡で参加率UP！

・招待状は分かりやすく、具体的に：日時、場所、会費、連絡先、服装（平服でOKなど）を明記しましょう。

・出欠確認は締切日を明確に：「○月○日までにご回答ください」と、期限を明確に伝えましょう。

・リマインダーで参加を促す：締切が近づいても回答がない人には、リマインダーを送りましょう。

・進行状況を共有して一体感を：「現在、出欠回答率80％です！」など、進捗状況を共有することで、参加者のモチベーションを高めましょう。

・「調整ちゃん」のGoogleカレンダーと連携してリマインダー機能を使えば、出欠確認の催促を自動化できます。

3.当日はスムーズな進行で参加者全員を笑顔に

・開会・挨拶のタイミングは重要：事前に挨拶をお願いする人を決めておき、当日の流れをスムーズにしましょう。

・参加者全員が楽しめる工夫を：ゲームやクイズなど、参加者同士の交流を深めるアクティビティを取り入れましょう。

・乾杯・アクティビティの段取りは完璧に：乾杯の音頭をとる人、アクティビティの進行役などを事前に決めておきましょう。

・思い出作りに集合写真撮影：会の終盤に、参加者全員で集合写真を撮りましょう。

4.締めと二次会の手配で、最後まで満足度を高く

・適切なタイミングで締めを：ダラダラと長引かせず、参加者の様子を見ながら、良いタイミングで締めましょう。

・二次会の予約は必須：一次会で盛り上がった勢いで、二次会へGO！事前に二次会のお店を予約しておきましょう。

・参加者の帰宅をサポート：終電の時間を確認したり、タクシーの手配をしたり、参加者の安全を配慮しましょう。

・忘れ物チェックは幹事の義務：忘れ物がないか、会場スタッフと一緒に確認しましょう。

5.反省を活かして、次回の成功へ繋げる

・参加者からのフィードバックを収集：アンケートやヒアリングで、参加者の満足度や改善点を聞き取りましょう。

・反省点をメモして次回に活かす：今回の反省点をメモしておき、次回の幹事の参考にしましょう。

・成功ポイントはチームで共有：成功ポイントを共有し、チーム全体のスキルアップを目指しましょう。

幹事さんの強い味方！日程調整ツール「調整ちゃん」

歓送迎会の準備は、とにかくやることがたくさん！そんな幹事さんの強い味方が、日程調整ツール「調整ちゃん」です。

・候補日の日程調整が簡単：参加者の都合の良い日を簡単に集計できます。

・出欠確認もスムーズ：出欠状況を一覧で確認できます。

・リマインダー機能で参加を促進：Googleカレンダーと連携することでリマインドの手間も省けます！

・店舗投票機能：お店の希望や、参加者のニーズを事前に把握できます。

・思い出共有機能：イベント開催後も参加者で盛り上がれます！

「調整ちゃん」を活用すれば、幹事の負担を大幅に軽減し、スムーズな歓送迎会をセッティングできます。

まとめ：万全の準備と「調整ちゃん」で、最高の歓送迎会を！

歓送迎会は、新入社員や異動・退職される方々を温かく迎え、送り出す大切な機会です。
この記事で紹介した５つのステップと「調整ちゃん」を活用して、参加者全員が笑顔になれる、最高の歓送迎会を企画してくださいね！

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